Kiedy i jak tworzyć kopię zapasową?

„Ludzie dzielą się na dwa typy – tych, którzy już robią backupy, oraz tych, którzy będą je robić”. W branży informatycznej to hasło wydaje się być niczym frazes, krąży pomiędzy ludźmi, niejednokrotnie w formie żartu. Jest ono jednak w 100% prawdziwą przestrogą.

Albo wykonujesz kopie swoich danych – albo kiedyś ich utrata zmusi Cię do tego.

Zachęcamy, by nie być tutaj wiernym polskiemu porzekadłu „Polak mądry po szkodzie” i pomyśleć o kopiach zapasowych najważniejszych plików zanim dojdzie do jakiejkolwiek awarii i utraty danych.

Przeważnie o kopii zapasowej zaczynamy myśleć, gdy pojawia się problem z odzyskaniem danych. Niestety, wówczas często jest już za późno. Jak wiadomo kopie zapasowe to najważniejszy sposób zapewnienia właściwej ochrony swoich danych. Stanowi nieodzowną pomoc, gdy mamy awarię dysku twardego lub przypadkowo dokonamy skasowania ważnych plików.

Warto jednak określić co należy archiwizować i w jakich odstępach czasowych.
W literaturze można znaleźć dwa podejścia do procesu tworzenia backupu danych, w zależności od tego co ma być archiwizowane:

  • możemy zarchiwizować wszystkie ważne dane np. dokumenty, zdjęcia itp.
  • możemy też zapisać wszystko, włączając w to system operacyjny i wszelkie zainstalowane programy oraz ważne dane.

W pierwszym przypadku proces nie jest skomplikowany. Kopię można wykonywać okresowo nawet ręcznie (choć to nie sprzyja bezpieczeństwu – możemy o kopii zapomnieć, robić je nieregularnie – najczęściej akurat wtedy, gdy będą potrzebne najbardziej może okazać się, że ostatnią kopię wykonaliśmy dawno temu). Warto w tym celu posłużyć się specjalistycznym oprogramowaniem, które nie musi być drogie, może wręcz być darmowe.

Natomiast w drugim, zachowanie tych wszystkich danych umożliwia łatwiej odtworzyć wszystko sprzed całkowitej awarii. Jest to proces trudniejszy technologicznie, jednak dający dużo większe możliwości.

Nieodzowne jest również podjęcie decyzji z jaką częstotliwością będziemy tworzyć kopię zapasowe swoich danych, np. codziennie czy też co tydzień. Jeśli mamy wiele używanych komputerów, przeważnie dotyczy to miejsca pracy, wykorzystywane są harmonogramy tworzenia kopii zapasowych. Codziennie kopie w przypadku awarii zapobiegają utracie pracy z całego dnia, to również powinno być wskazówką dla osób wykonujących kopie dotyczące pracy w domu.

Do stworzenia opisanego harmonogramu backupu użytkownikom komputerów domowych powinno wystarczyć użycie programów bezpośrednio w systemie (czy też np. Cobian Backup dla Windows) . Kopie zapasowe będą wykonywane automatycznie, co pozwala na to aby nie trzeba było pamiętać o całym procesie. Istnieją rozwiązania ciągłej ochrony, natychmiastowy zapis, wówczas kiedy nowo stworzony lub zmodyfikowany plik zostanie zamknięty. Jednak nie jest to niezbędne dla zasobów domowych.

Miejsca, w których można robić kopie zapasowe danych to nośniki fizyczne (dyski USB, dyski twarde) albo rozwiązania sieciowe – na serwerach NAS, albo w chmurze. Ważne jest, aby unikać tworzenia backupu na tym samym urządzeniu, na którym przechowywane są oryginalne pliki.

Używając urządzeń fizycznych ważne jest również ich właściwie oznaczenie np. w nazwie pliku i na urządzeniu, tak aby w przyszłości można było łatwo zidentyfikować kopię zapasową. Istnieją również zamknięte, ognio- i wodoodpornym pojemniki specjalnie przeznaczone dla nośników z danymi.

Innym, dużo bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przechowywanie kopii zapasowych danych poza lokalizacją, gdzie przechowywane są oryginalne pliki. Przy tworzeniu kopii danych prywatnych warto przechowywać je w innym, bezpiecznym miejscu.

Na końcu istotna jest decyzja jak daleko w przeszłość powinny sięgać kopie zapasowe. Pewnie użytkownicy domowi nie muszą przechowywać swoich archiwów danych dłużej niż 30 dni wstecz. Jeśli jednak będą gromadzić dane organizacji np. swojej firmy, warto upewnić się jakie zasady będą obowiązywać co warto skonsultować z osobami z działów IT, czy też prawnych albo odpowiedzialnych za bezpieczeństwo informacji.

Wiele z opisanych kwestii nie dotyczy kopii zapasowych w chmurze. W przypadku chmurowych rozwiązań działanie często ogranicza się do zainstalowania i skonfigurowania aplikacji na komputerze i po odpowiednim ustawieniu wszystkich opcji, zarówno nowe i zmienione pliki będą kopiowane automatycznie na serwery centrum danych. Przy okazji warto wspomnieć, że nasza firma już teraz pracuje nad własnym projektem Backupu w chmurze – wdrożyliśmy go pilotażowo w kilku firmach, z którymi ściśle współpracujemy i tam już teraz sprawdza się doskonale. Za jakiś czas udostępnimy tę możliwość szerzej wszystkim Klientom.