Koronawirus, a praca zdalna. Jak zorganizować home office?

Praca zdalna od strony formalnej

Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę, przez czas oznaczony poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Polecenie pracy zdalnej to kwestia uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, nie musi być wydane na piśmie, może być wydane ustnie, mailem albo sms’em. Pracodawca może potwierdzić to polecenie na piśmie. Wynagrodzenie nie ulega zmianie. Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście wnioskować o taką pracę, ale jego wniosek nie wiąże w żaden sposób pracodawcy.
Telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Praca zdalna może natomiast polegać na tym, że pracownik wykonuje pracę np. w domu bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, internetu).

Home office – jak szybko zorganizować pracę zdalną?

W obliczu trwającej epidemii koronawirusa wiele firm, jeżeli tylko ma taką możliwość, decyduje się na oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej, z domu. Ograniczają w ten sposób ich przejazdy do i z pracy (często komunikacją publiczną) oraz minimalizują zgrupowania.

Jakie narzędzia znamy, wykorzystujemy i rekomendujemy by ułatwić pracę zdalną? Jako firma bazująca w pracy bardzo mocno na komputerach (z oczywistych powodów) przetestowaliśmy już wiele narzędzi, które okazują się pomocne w organizacji pracy zdalnej – wyznaczaniu i delegowaniu zadań, monitorowaniu postępów prac oraz ogólnej komunikacji.

Poniżej przedstawiamy Państwu kilka z nich. Nie wszystkie są darmowe, niektóre ograniczają możliwości wersji darmowej do podstawowych funkcjonalności (często wystarczających do codziennej pracy), a dodatkowo teraz w obliczu panującej epidemii niektóre z narzędzi rozszerzają za darmo ich funkcjonalność.

Microsoft Teams

Narzędzie ze stajni Microsoftu służące do grupowej komunikacji firmowej. Umożliwia zakładanie zespołów, monitorowanie projektów. Posiada wbudowany wewnętrzny komunikator (czat) z możliwością przesyłania różnego rodzaju załączników. Jest to narzędzie mocno powiązane z usługą Office365. Umożliwia komunikację tekstową, głosową oraz wideo (we współpracy ze Skype). Microsoft chwali się, że Teams jest jego najszybciej rozwijającą się aplikacją.

Więcej o usłudze przeczytać można na dedykowanej podstronie Microsoftu, a pobrać aplikację można pod poniższym linkiem. Aplikacja występuje w wersjach na Windows, Mac oraz telefony komórkowe Android oraz  iOS.

Dodatkowo warto wspomnieć, że Microsoft oferuje bezpłatną ofertę próbną Office365

Google Hangout dla użytkowników G Suite

Google zapowiedział, że w tym tygodniu zacznie oferować możliwości prowadzenia wideokonferencji dla wszystkich klientów usługi Google Suite (dawniej Google Apps dla Firm) bez żadnych dodatkowych opłat. Standardowo funkcje te dostępne są dla klientów korporacyjnych. Jeżeli więc Wasza firma bazuje na usługach Google – być może to dobry moment, by przetestować Google Hangout?

Slack

Slack to darmowa usługa internetowa zawierająca zestaw narzędzi do współpracy zespołowej. Aplikację można porównać do mocno rozbudowanego czatu (umożliwiającego, podobnie jak Microsoft Teams komunikację tekstową oraz głosową wraz z przesyłaniem multimediów). Tematyczne kanały pozwalają na uporządkowanie firmowej komunikacji.  Usługa ta daje administratorom liczne możliwości personalizacji oraz integracji z innymi narzędziami (typu poczta, programy CRM, programy do zarządzania sprzedażą i wiele innych).

Prócz wersji darmowej istnieją rozszerzone możliwości Premium, jednak wersja bezpłatna powinna wystarczyć na długi czas nawet mocno rozbudowanym zespołom.

Informacje na temat Slack znajdziecie bezpośrednio na ich stronie internetowej.

Todoist & Nozbe

Te dwa osobne narzędzia dysponują licznymi podobieństwami oraz subtelnymi różnicami. Obydwa służą do uporządkowania w pracy osobistej lub w zespole projektów z podziałem na zadania. Nozbe od początku swojego istnienia bazuje na metodyce GTD (Getting Things Done) a twórca aplikacji stworzył ją właśnie by usystematyzować zadania wg metodyki GTD, tylko w wersji cyfrowej. Nota bene wspomnianym twórcą Nozbe jest Polak – Michał Śliwiński – tak, to nasz produkt narodowy :). Todoist również daje możliwość pracy zgodnie z GTD – zależnie od sposobu organizacji. Obydwa narzędzia posiadają możliwość przyporządkowania dat, priorytetów zadań, określenia orientacyjnego czasu ich wykonania. Obydwie aplikacje są cross-platformowe, posiadając zarówno wersję przeglądarkową, desktopową jak i mobilne. Trudno jednoznacznie określić, która z nich jest lepsza, ponieważ opiera się to w dużym stopniu na indywidualnych gustach, toteż warto sprawdzić samemu i przekonać się – w obydwu przypadkach występują (ograniczone) darmowe wersje próbne.

Todoist: Menadżer zadań typu to do list

Nozbe – aplikacja do zarządzania czasem i projektami

Trello

Ostatnia na dzisiejszej liście aplikacja webowa, która również może służyć do organizacji projektów i zadań oraz współpracy w zespole (lub do samodzielnej organizacji pracy). W porównaniu do poprzednich dwóch aplikacji oceniamy ją jako bardziej wzrokowo – wizualną, bo zamiast na listach bazuje na kartach, które umożliwiają organizację i szeregowanie projektów. Każda z kart może posiadać specyficzne kolory, dodatki wizualne typu zdjęcia lub ikony. Ilość list i kart projektowych pozwala zapanować wzrokowo nad listą rzeczy do zrobienia, gdyż niejednokrotnie wystarczy „omieść” okiem całą tablicę by zorientować się „co dalej”.

Aplikacja wspiera pracę zespołową, posiada wersję webową oraz aplikację przeznaczoną dla komputerów z systemem Windows. Producent przygotował też oczywiście aplikacje dostępne w sklepie Google Play (dla telefonów z systemem Android) oraz App Store (dla iPhone-ów).

Więcej informacji na temat Trello znajdziecie na stronie producenta.

Nie są to oczywiście jedyne programy dostępne umożliwiające pracę zdalną – jednak uważamy je za jedne z łatwiejszych do przyswojenia na początek oraz wartych wypróbowania. Bardzo możliwe, że aplikacje te nadadzą Państwu pewien kierunek do samodzielnych, dalszych poszukiwań.

Przypomnijmy – zalecenia higieniczne w związku z koronawirusem

Stosowanie się do poniższych zasad jest bardzo ważne, dlatego przypomnijmy je jeszcze raz w skondensowanej formie.

  1. Nie zaleca się noszenia maseczek ochronnych przez osoby zdrowe, należy jednak zachować bezpieczną odległość od rozmówcy (1-1, 5 metra).. Maseczki ochronne powinny nosić osoby chore, osoby opiekujące się chorymi oraz personel medyczny pracujący z pacjentami podejrzewanymi o zakażenie koronawirusem.
  2. Należy promować kontakt z klientami za pomocą urządzeń teleinformatycznych.
  3. Promować dokonywanie płatności bezgotówkowych.
  4. Umieścić dozowniki z mydłem lub innym płynem odkażającym w widocznych miejscach i upewnić się, że dozowniki te są regularnie napełniane. Wywiesić w widocznym miejscu informacje, jak skutecznie myć ręce i promować regularne i dokładne mycie rąk wodą z mydłem lub ich dezynfekcję środkiem na bazie alkoholu (min. 60%). Zwrócić szczególną uwagę na rekomendacje, aby nie dotykać dłońmi okolic twarzy zwłaszcza ust, nosa i oczu.
  5. Należy zwracać uwagę współpracownikowi i klientom, aby przestrzegali higieny kaszlu i oddychania. Podczas kaszlu i kichania należy zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką – jak najszybciej wyrzuć chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce, używając mydła i wody lub zdezynfekować je środkami na bazie alkoholu (min. 60%).
  6. Zapewnić, aby pomieszczenia były czyste i higieniczne:
    • powierzchnie dotykowe takie jak: biurka, stoły, klamki, włączniki światła, poręcze i inne przedmioty (np. telefony, klawiatury, terminale płatnicze), a także wyposażenia magazynów oraz urządzenia do przemieszczania wewnętrznego towarów muszą być regularnie wycierane środkiem dezynfekującym lub przecierane wodą z detergentem;
    • wszystkie obszary często używane, takie jak toalety, pomieszczenia wspólne, powinny być regularnie i starannie sprzątane z użyciem wody z detergentem.

Uwaga – pamiętajmy o źródle dodatkowych informacji!

Działa infolinia Narodowego Funduszu Zdrowia 800 190 590, gdzie można uzyskać informacje dotyczące postępowania w sytuacji podejrzenia zakażenia koronawirusem.